5 Tips Para Dominar El Arte Del Archivo Muerto

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No dejes para mañana lo que puedes archivar hoy: acumular documentos, contratos y facturas es algo inherente a toda empresa o negocio. El archivo muerto puede ocupar espacio fundamental para las actividades cotidianas de la oficina, por lo que almacenarlo en una bodega o minibodega puede ser de gran utilidad.

Hoy en día toda empresa o negocio, pequeña, mediana o grande, cuenta con archivo que ha caído en desuso o forma parte del llamado “archivo muerto”. Contratos, actas, nómina, papeles de Hacienda, facturas, órdenes de compra y más documentos van llenando estantes, cajones, pasillos haciendo poco funcional los espacios en la oficina o consultorio, por ello muchas empresas y negocios están optando por rentar una bodega de almacenaje y usarla para archivar todo eso que muchas veces afecta la eficiencia del día a día.

De acuerdo a la Real Academia de la Lengua Española archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. La palabra archivar es definida por la RAE como guardar documentos o información en un archivo y esto, no es tan sencillo cómo suena.

A continuación, cinco tips para dominar el archivo muerto que te ayudaran a ser conocido como “el Rey del Archivo Muerto”, título que con toda seguridad te llevará muy lejos en tu oficina o negocio:

1.- Digitaliza todo antes de almacenar. La era digital permite y exige que todo documento tenga su copia digital, así que si aún no estás viviendo bajo esa lógica preparar el almacenaje de tu archivo muerto se dibuja como la gran oportunidad que estabas esperando para hacer copias digitales de todos los papeles importantes.

Digitalizar Archivo para Almacenaje

2.- Al momento de buscar un lugar para rentar y hacer el almacenaje de tu archivo muerto no olvides que tiene que ser 100% accesible. Rentar una bodega para almacenar tu archivo muerto debe ser algo que te haga la vida más fácil, así que busca opciones cerca de la oficina o en un punto intermedio, que no te lleve más de 20 ó 30 minutos llegar.

Bodega para Archivo Muerto U-Storage

3.- Almacenar el archivo muerto debe ayudarte, no complicarte las cosas, así que crea un sistema que te permita ordenar, clasificar y localizar de manera sencilla los documentos. Ya sea que ordenes por fechas, temas, alfabética o geográficamente, el sistema de consulta de tu archivo debe incluir etiquetas, todo debe estar bien rotulado e identificado, así cuando requieras algo no tendrás que revisar cada caja o archivero hasta encontrarlo.

Archivo Muerto Ordenado en una Bodega U-Storage

4.- Limpieza y orden son fundamentales para tener un archivo eficaz. Recuerda que estás guardando el archivo muerto porsi llegarás a ocuparlo así que no permitas que el polvo y el desorden invadan el espacio de tu archivo. Optimiza el espacio mediante archiveros verticales y laterales, gavetas y carpetas, procura que estén en buen estado y que no estén saturados de documentos pues eso dificultará su uso.

Archivo Muerto en Orden

5.- La regla del año aplica en el caso del almacenaje de archivo muerto, así que al menos una vez al año has limpieza profunda de tus archiveros. Ve tirando todo aquello que vaya perdiendo utilidad, el hecho de que cuentes con el espacio para guardar no significa que acumules basura.

 


 

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