¿Pasas más tiempo buscando documentos que trabajando? Si es así, es evidente que algo estás haciendo mal en tu oficina, sin embargo, la buena noticia es que organizar los documentos sólo requiere un poco de planificación, compromiso y estos 5 tips para dominar el arte del archivo muerto.
No dejes para mañana lo que puedes archivar hoy: acumular documentos, contratos y facturas es algo inherente a toda empresa o negocio.
El archivo muerto puede ocupar espacio fundamental para las actividades cotidianas de la oficina, por lo que encontrar una solución a este problema es una verdadera necesidad de pequeñas, medianas y grandes empresas.
Hoy en día, toda empresa cuenta con archivo que ha caído en desuso o forma parte del llamado “archivo muerto”: contratos, actas, nómina, papeles de Hacienda, facturas, órdenes de compra y más documentos van llenando estantes, cajones, pasillos haciendo poco funcional los espacios en la oficina o consultorio.
¿Qué hacer ante tal problemática? hoy en día, muchas empresas y negocios están optando por rentar una bodega de almacenaje y usarla para archivar todo eso que muchas veces afecta la eficiencia del día a día.
De acuerdo con la Real Academia de la Lengua Española, archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. La palabra archivar es definida por la RAE como guardar documentos o información en un archivo y esto, no es tan sencillo cómo suena.
Los sistemas de archivo efectivos para la oficina hacen que un negocio funcione sin problemas, ya sea que trabajes en una oficina enorme, tengas una pequeña oficina en casa o una mini oficina móvil, se trata de que puedas encontrar documentos más fácilmente y ahorrar tiempo buscándolos.
Para mantener sistemas de archivo efectivos en su oficina, prueba los estos tips, luego de usarlos, te aseguramos, serás conocido como “el Rey del Archivo Muerto”, título que con toda seguridad te llevará muy lejos en tu oficina o negocio:
#1 – Digitaliza
Elegir volverte paperless es una verdadera cura y solución para muchos problemas sencillos en la oficina.
La era digital permite y exige que todo documento tenga su copia digital, así que si aún no estás viviendo bajo esa lógica, preparar el almacenaje de tu archivo muerto se dibuja como la gran oportunidad que estabas esperando para hacer copias digitales de todos los papeles importantes.
En algunos casos, la mejor manera de organizar sus archivos en papel es concentrarse en cargarlos y guardarlos en formato digital, sin embargo, existen algunas situaciones en las que realmente necesitas mantener archivos en papel: a veces, es un requisito de la empresa, o de tu gerente, otras ocasiones, conservar archivos en papel es un requerimiento gubernamental.
Pero en situaciones en las que no existe un requisito real para mantener todo ese papel, vale totalmente la pena escanear todos esos documentos y guardarlos en carpetas bien organizadas.
#2 – Determina tu organización
No te acostumbres a guardar todo lo que se presenta, tómate unos segundos para echar un vistazo al contenido y guarda un archivo solo si es relevante para tu actividad laboral o lo requiere tu negocio.
Tener demasiados documentos innecesarios aumenta el desorden y hace que sea más difícil encontrar cosas en el futuro.
Tras una seria depuración, viene la organización, ante la cual lo único que tienes que hacer es encontrar un método consistente para nombrar tus archivos y carpetas y ser fiel a él.
Por ejemplo, divide una carpeta principal en subcarpetas para clientes, proveedores y compañeros de trabajo, utiliza nombres abreviados para identificar con qué o con quién se relacionan las carpetas, incluso podrías usar códigos de colores para que sea más fácil identificar las diferentes categorías de carpetas.
Otro consejo eficaz para los sistemas de archivo es asegurarse de que los documentos se archivan correctamente pues cuando el archivador se llena, los papeles tienden a sobresalir y ocultar la pestaña de las carpetas y sobres, por lo tanto, tomarse un minuto adicional para colocar correctamente los papeles en ella ayudará a que todo aquel que ocupe el archivo lo encuentre fácilmente.
#3 – Almacena
Sí bien apilar montones de carpetas y papeles en el armario es una forma de organizar tus archivos, ciertamente no es una de las mejores formas de organizar archivos en papel.
En su lugar, mantén todo organizado invirtiendo en un espacio de almacenamiento inteligente que se adapte a tus necesidades, tal vez te convenga rentar una bodega de autoalmacenaje para mantener más libre el ambiente y espacio de trabajo.
Seleccionada la bodega, viene el momento de elegir dónde vas a colocar todos tus papeles: para algunos, esto podría ser un archivador de metal con cerradura y llave, para otros, una simple estantería puede ser una gran solución para almacenar carpetas llenas de papeles perforados, y, es posible que otros solo necesiten un montón de cajas o contenedores de plástico para guardar archivos y documentos a los que realmente no necesitarán acceder con frecuencia.
#4 – Todo bajo control
Limpieza y orden son fundamentales para tener un archivo eficaz. Recuerda que estás guardando el archivo muerto por si llegarás a ocuparlo, así que no permitas que el polvo y el desorden invadan el espacio de tu archivo.
Optimiza el espacio mediante archiveros verticales y laterales, gavetas y carpetas, procura que estén en buen estado y que no estén saturados de documentos pues eso dificultará su uso.
Almacenar el archivo muerto debe ayudarte, no complicarte las cosas, así que crea un sistema que te permita ordenar, clasificar y localizar de manera sencilla los documentos.
Ya sea que ordenes por fechas, temas, alfabética o geográficamente, el sistema de consulta de tu archivo debe incluir etiquetas, todo debe estar bien rotulado e identificado, así cuando requieras algo no tendrás que revisar cada caja o archivero hasta encontrarlo.
Una gran forma de almacenar los documentos es hacerlo considerando el tema o contrato, es decir: almacena informes, cartas, notas de presentación, hojas de cálculo y gráficos relacionados con un proyecto en particular en una sola carpeta, en lugar de tener una carpeta para las presentaciones de todos los proyectos, otra carpeta para las hojas de cálculo de todos los proyectos, etc. De esa manera, será mucho más rápido para encontrar documentos para un proyecto en particular.
Algunas personas prefieren mantener el trabajo actual o en curso en su escritorio o en el escritorio de la computadora hasta que se complete un trabajo, luego, una vez hecho esto, lo mueven a la ubicación adecuada, donde se almacenan los archivos de la misma categoría.
En intervalos periódicos (por ejemplo, semanalmente o cada dos semanas), mueve los archivos en los que ya no estás trabajando al lugar donde almacenas todos aquellos papeles que ya no se ocupan de manera cotidiana.
#5 – Revisa los archivos cada año
Revisar los archivos cada año y limpiar los que no se usan y los que no se necesitan ayuda a mantener tu espacio organizado y sin la necesidad de invertir en más archivadores.
Piensa que, para tener un sistema de archivo funcional, éste, debe organizarse para encontrar fácilmente los documentos necesarios, un sistema de archivo que no es recuperable ocupa espacio pues simplemente estás lleno de documentos extraviados que son difíciles de encontrar y como resultado, pierdes la oportunidad de recuperar información importante rápidamente.
La regla del año aplica en el caso del almacenaje de archivo muerto, así que al menos una vez al año has limpieza profunda de tus archiveros. Ve tirando todo aquello que vaya perdiendo utilidad, el hecho de que cuentes con el espacio para guardar no significa que acumules basura.
Como puedes ver, organizar el archivo muerto de tu negocio no es tan complicado, sólo requiere que le dediques tiempo al tema y por supuesto, uses estos tips de U-Storage.
No olvides que también tenemos los mejores consejos para organizar documentos y archivos de una manera totalmente profesional.