Mudarse a un nuevo espacio de oficina es un proceso tan complicado como mudarse a una nueva casa. Involucra muebles grandes, electrónicos difíciles de empacar, cientos y cientos de artículos de oficina, miles y miles de papeles, además, suele no existir demasiado tiempo para hacerlo. ¿Cómo lograrlo? Conoce los pasos para organizar la perfecta mudanza de oficina.
Pocas cosas en la vida son tan estresantes como una mudanza y luego si hablamos de una mudanza de oficina, el estrés se multiplica por mil y potencializa por el número de empleados que se tengan.
La cantidad de personas, el inmobiliario, el archivo, el equipo de cómputo, lo cierto es que coordinar una mudanza de oficina es tarea maratónica que requiere una precisión enorme, ¿por dónde empezar? ¿qué se necesita?, ¿cómo no perder la razón?
La reubicación de oficina es mucho trabajo, independientemente del tamaño de tu empresa. La planificación puede comenzar un año antes de la fecha de la mudanza, pero, seis meses es cuando la mayoría de las empresas comienzan la búsqueda y la planificación de la logística necesaria.
Y es que suele ser bastante difícil mantener alta la productividad en un día normal, y entonces, ¿qué sucede cuando intentas trasladar tu oficina de un lugar a otro?
Durante una mudanza de este tipo, los niveles de estrés se disparan para todo el personal, después de todo, están tratando de hacer el trabajo en medio de distracciones y potencialmente mucha confusión y sí tú eres el director o dueño, tienes aún más de qué preocuparte: el movimiento puede amenazar los resultados de tu negocio de muchas maneras.
Mudar una oficina es costoso pero la pérdida de resultados por una mudanza mal planificada puede traer problemas de todo tipo, sólo por mencionar algunos ejemplos: entregas y facturas retrasadas porque se enviaron a la dirección incorrecta, propiedad de la oficina extraviada, miembros del equipo descontentos que no tienen las herramientas que necesitan en sus nuevas oficinas.
Así que, si vas a mudar tu negocio, lo mejor es que realmente te dediques a planificar todo. Es hora de concretar la logística de cómo mudar tu empresa, de la manera más fluida posible y por ello, van los pasos de U-Storage para organizar la perfecta mudanza de oficina.
Paso 1 – Establece tiempos
Debido al hecho de que mudarse significa tiempo de inactividad, muchas empresas posponen la mudanza hasta el último minuto, ahí es cuando se produce el caos.
Y es que, el problema con dejar todo al último momento es que reducirás tu margen de error considerablemente y esto, es algo que no deberías agregar a tu mudanza pues la posibilidad de que algo salga mal es relativamente alta, es decir, es muy probable que ocurran errores y por lo tanto quieres tener tiempo y espacio para solucionarlo.
Recuerda: las cosas apresuradas a menudo conducen a accidentes, retrasos y la falta de capacidad para enfrentar circunstancias imprevistas que escapan a nuestro control.
Así que determinar el marco de tiempo del proyecto de mudanza de oficina es lo primero que tienes que hacer. Asegúrate de que el cronograma que planifiques sea factible, discútelo con tus directores, colaboradores.
Como regla general piensa que de 12 a 6 meses es el escenario soñado, pero puedes trabajar con 6 a 3, todo depende del tamaño de tu negocio.
Echa un vistazo al tamaño de tu oficina, incluyendo cuántos muebles y equipos tiene. Considerar el tamaño de tu oficina te ayudará a determinar cuántos días tomará la mudanza.
Durante este período de planificación, tómate el tiempo para hacer una primera lista de cosas por hacer antes del día de la mudanza: empacar, llamar a clientes o proveedores, etc.
No olvides revisar tu contrato de arrendamiento también. ¿Estás planeando irte antes de que termine? ¿Qué implica esto? Asegúrate de revisar los detalles sobre la finalización del contrato: ¿cómo tienes que entregar las instalaciones que dejas?
Una vez que hayas establecido un cronograma, comienza a hacer números, tratando de incluir un presupuesto para gastos imprevistos pues, ya lo dijimos, éstos van a ocurrir, junto con un guardadito, programa una ventana de tiempo extra que podrías llegar a ocupar.
Paso 2 -Designa a un responsable
Tras el trazo del primer cronograma, sigue determinar quién estará a cargo de que llegue a buen puerto.
Mudar una empresa suele requerir un compromiso de varios años en el nuevo sitio y, por tanto, la persona que asignes deberá tener mucho conocimiento sobre los objetivos a largo plazo de tu negocio.
Tiene sentido que tú como propietario o director de la compañía quieras estar involucrado, pero una mudanza es un proceso tan complicado que no es nada recomendable que decidas ser tú la persona que la ejecutará, después de todo, tu cabeza también tiene que estar enfocada en las otras dinámicas y problemáticas de la empresa.
Así que asigna una persona con la que sostengas reuniones periódicas para que te vaya informando los detalles importantes y consulte aquello que se va necesitando decidir.
Asignada la persona, deberá construir un equipo que la apoye y juntos, deberán poner manos a la obra, recordando priorizar las necesidades que todos los colaboradores pudieran tener a raíz del cambio de oficina.
Es realmente importante que, dentro del proceso de mudanza, se incluya tomar en cuenta las necesidades de cada departamento, se escuche a los directores para incluir los requerimientos de tecnología, almacenamiento y espacio de trabajo que pudieran tener.
Paso 3 – Establece un presupuesto
Es posible que tengas que ajustarlo en el futuro, pero tener una idea desde el principio de cuánto tendrás que gastar será de gran ayuda cuando hables con las empresas de mudanzas.
Determina cuáles son tus no negociables y piensa en dónde puedes reducir para ahorrar algo de dinero, además, ten en cuenta el proceso de compra: ¿quién hará todas las compras relacionadas con la mudanza y cómo se les pagará a los proveedores?
Paso 4 – Haz un inventario
Un inventario completo te ayudará a comunicar tus necesidades de mudanza a tu coordinador de mudanzas y te dará una idea clara de los elementos que deberás dejar atrás (y reemplazarlos después de la mudanza si es necesario).
Realiza un balance de tu equipo de oficina actual. ¿Qué piensas mantener? Todo lo que no quieras, no tienes que llevarlo contigo durante la mudanza, en lugar de perder el tiempo empacando y moviendo equipos no deseados, dónalos.
Paso 5 – Empaca y etiqueta
Una vez que sepas lo que estás guardando, ¡es momento de empacar! No esperes a la semana o dos semanas de la reubicación, mejor, intenta empacar todo aquello que no se usa en el día a día al menos un mes antes.
Empacar un poco cada día ayudará a mantener las operaciones diarias y avanzar en las tareas de la mudanza sin que unas paguen por otras.
Una vez que se comience a empacar, no se debe de olvidar etiquetar cada caja, lo mismo que ir haciendo listas de todo lo empacado dentro de cada caja, de esta manera, sí necesitas algo empacado podrás consultar la lista y encontrarlo fácilmente.
Asegúrate de numerar cada caja junto con su lista de elementos. Marca la parte superior y lateral de cada caja con su número para que la información sea fácil de encontrar. Numerar tus cajas también te ayudará a evitar perder algo durante la mudanza.
Paso 6 – Programa desconexión y conexión de servicios
Configurar internet, instalación telefónica y servicios públicos en la nueva oficina es algo que se tiene que hacer antes de que la oficina llegue.
Planifica con el departamento de TI una fecha para realizar la instalación de las redes de operación.
No olvides por nada del mundo notificar a todos tus empleados, clientes y proveedores sobre tu mudanza de oficina, tampoco olvides darles la nueva dirección.
Paso 7 – Programa la mudanza
Ponte en contacto con el edificio al que vas a trasladar tu oficina e infórmate del momento adecuado para que la empresa de mudanzas lleve tus cosas.
Si es posible, considera mudarte durante el fin de semana.
Recomendamos que antes de hacer la mudanza se planee y asigne la distribución de los lugares en la nueva oficina, de esta manera cuando los empleados lleguen con todas las cosas podrán colocarlas de inmediato en el lugar que les corresponde. Ahorrarás tiempo, te lo aseguramos.
Proporciónale un croquis de la colocación de los lugares a la compañía de mudanzas y a los empleados encargados de supervisar la llegada, así será más sencillo para ellos saber dónde va cada cosa.
Una vez que hayan llegado a este paso, las felicitaciones están a la orden del día pues han planeado con ¡éxito la mudanza de la oficina!
La parte más difícil y estresante de la tarea ha quedado atrás, así que ahora todo lo que les queda es acostumbrarse al nuevo espacio y aprender “qué va y en dónde”.
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