{"id":1264,"date":"2017-08-14T09:48:39","date_gmt":"2017-08-14T14:48:39","guid":{"rendered":"https:\/\/u-storage.com.mx\/blog\/?p=1264"},"modified":"2023-03-07T11:48:09","modified_gmt":"2023-03-07T17:48:09","slug":"5-tips-para-dominar-el-arte-del-archivo-muerto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/u-storage.com.mx\/blog\/5-tips-para-dominar-el-arte-del-archivo-muerto\/","title":{"rendered":"5 Tips Para Dominar El Arte Del Archivo Muerto"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]\u00bfPasas m\u00e1s tiempo buscando documentos que trabajando? Si es as\u00ed, es evidente que algo est\u00e1s haciendo mal en tu oficina, sin embargo, la buena noticia es que organizar los documentos s\u00f3lo requiere un poco de planificaci\u00f3n, compromiso y estos 5 tips para dominar el arte del archivo muerto.<\/strong><\/p>\n

 <\/p>\n

No dejes para ma\u00f1ana lo que puedes archivar hoy: acumular documentos, contratos y facturas es algo inherente a toda empresa o negocio<\/strong>.<\/p>\n

El archivo muerto puede ocupar espacio fundamental para las actividades cotidianas de la oficina, por lo que encontrar una soluci\u00f3n a este problema es una verdadera necesidad de peque\u00f1as, medianas y grandes empresas.<\/p>\n

\"archivo<\/p>\n

Hoy en d\u00eda, toda empresa cuenta con archivo que ha ca\u00eddo en desuso<\/strong> o forma parte del llamado \u201carchivo muerto\u201d: contratos, actas, n\u00f3mina, papeles de Hacienda, facturas, \u00f3rdenes de compra y m\u00e1s documentos van llenando estantes, cajones, pasillos haciendo poco funcional los espacios en la oficina o consultorio.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 hacer ante tal problem\u00e1tica? hoy en d\u00eda, muchas empresas y negocios est\u00e1n optando por rentar una bodega de almacenaje<\/a><\/span> y usarla para archivar todo eso que muchas veces afecta la eficiencia del d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n

De acuerdo con la Real Academia de la Lengua Espa\u00f1ola, archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o instituci\u00f3n producen en el ejercicio de sus funciones o actividades<\/strong>. La palabra archivar es definida por la RAE como guardar documentos o informaci\u00f3n en un archivo y esto, no es tan sencillo c\u00f3mo suena.<\/p>\n

Los sistemas de archivo efectivos para la oficina hacen que un negocio funcione sin problemas<\/strong>, ya sea que trabajes en una oficina enorme, tengas una peque\u00f1a oficina en casa o una mini oficina m\u00f3vil, se trata de que puedas\u00a0 encontrar documentos m\u00e1s f\u00e1cilmente y ahorrar tiempo busc\u00e1ndolos.<\/p>\n

Para mantener sistemas de archivo efectivos en su oficina, prueba los estos tips, luego de usarlos, te aseguramos, ser\u00e1s conocido como \u201cel Rey del Archivo Muerto\u201d, t\u00edtulo que con toda seguridad te llevar\u00e1 muy lejos en tu oficina o negocio:<\/p>\n

 <\/p>\n

#1 – Digitaliza<\/strong><\/p>\n

Elegir volverte <\/strong>paperless<\/strong> es una verdadera cura y soluci\u00f3n para muchos problemas sencillos en la oficina<\/strong>.<\/p>\n

La era digital permite y exige que todo documento tenga su copia digital, as\u00ed que si a\u00fan no est\u00e1s viviendo bajo esa l\u00f3gica, preparar el almacenaje de tu archivo muerto se dibuja como la gran oportunidad que estabas esperando para hacer copias digitales de todos los papeles importantes.<\/p>\n

\"archivo<\/p>\n

En algunos casos, la mejor manera de organizar sus archivos en papel es concentrarse en cargarlos y guardarlos en formato digital<\/strong>, sin embargo, existen algunas situaciones en las que realmente necesitas mantener archivos en papel: a veces, es un requisito de la empresa, o de tu gerente, otras ocasiones, conservar archivos en papel es un requerimiento gubernamental.<\/p>\n

Pero en situaciones en las que no existe un requisito real para mantener todo ese papel, vale totalmente la pena escanear todos esos documentos y guardarlos en carpetas bien organizadas<\/strong>.<\/p>\n

 <\/p>\n

#2 – Determina tu organizaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n

No te acostumbres a guardar todo lo que se presenta, t\u00f3mate unos segundos para echar un vistazo al contenido y guarda un archivo solo si es relevante para tu actividad laboral o lo requiere tu negocio<\/strong>.<\/p>\n

Tener demasiados documentos innecesarios aumenta el desorden y hace que sea m\u00e1s dif\u00edcil encontrar cosas en el futuro.<\/p>\n

Tras una seria depuraci\u00f3n, viene la organizaci\u00f3n, ante la cual lo \u00fanico que tienes que hacer es encontrar un m\u00e9todo consistente para nombrar tus archivos y carpetas y ser fiel a \u00e9l<\/strong>.<\/p>\n

\"archivo<\/p>\n

Por ejemplo, divide una carpeta principal en subcarpetas para clientes, proveedores y compa\u00f1eros de trabajo, utiliza nombres abreviados para identificar con qu\u00e9 o con qui\u00e9n se relacionan las carpetas, incluso podr\u00edas usar c\u00f3digos de colores para que sea m\u00e1s f\u00e1cil identificar las diferentes categor\u00edas de carpetas.<\/p>\n

Otro consejo eficaz para los sistemas de archivo es asegurarse de que los documentos se archivan correctamente<\/strong> pues cuando el archivador se llena, los papeles tienden a sobresalir y ocultar la pesta\u00f1a de las carpetas y sobres, por lo tanto, tomarse un minuto adicional para colocar correctamente los papeles en ella ayudar\u00e1 a que todo aquel que ocupe el archivo lo encuentre f\u00e1cilmente.<\/p>\n

 <\/p>\n

#3 – Almacena<\/strong><\/p>\n

S\u00ed bien apilar montones de carpetas y papeles en el armario es una forma de organizar tus archivos, ciertamente no es una de las mejores formas de organizar archivos en papel.<\/p>\n

En su lugar, mant\u00e9n todo organizado invirtiendo en un espacio de almacenamiento<\/strong> inteligente que se adapte a tus necesidades, tal vez te convenga rentar una bodega de autoalmacenaje<\/a><\/span> para mantener m\u00e1s libre el ambiente y espacio de trabajo.<\/p>\n

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Seleccionada la bodega, viene el momento de elegir d\u00f3nde vas a colocar todos tus papeles: para algunos, esto podr\u00eda ser un archivador de metal con cerradura y llave, para otros, una simple estanter\u00eda puede ser una gran soluci\u00f3n para almacenar carpetas llenas de papeles perforados, y, es posible que otros solo necesiten un mont\u00f3n de cajas o contenedores de pl\u00e1stico para guardar archivos y documentos a los que realmente no necesitar\u00e1n acceder con frecuencia.<\/p>\n

 <\/p>\n

#4 – Todo bajo control<\/strong><\/p>\n

Limpieza y orden son fundamentales para tener un archivo eficaz<\/strong>. Recuerda que est\u00e1s guardando el archivo muerto por si llegar\u00e1s a ocuparlo, as\u00ed que no permitas que el polvo y el desorden invadan el espacio de tu archivo.<\/p>\n

Optimiza el espacio<\/strong> mediante archiveros verticales y laterales, gavetas y carpetas, procura que est\u00e9n en buen estado y que no est\u00e9n saturados de documentos pues eso dificultar\u00e1 su uso.<\/p>\n

Almacenar el archivo muerto debe ayudarte, no complicarte las cosas, as\u00ed que crea un sistema que te permita ordenar, clasificar y localizar de manera sencilla los documentos<\/strong>.<\/p>\n

\"archivo<\/p>\n

Ya sea que ordenes por fechas, temas, alfab\u00e9tica o geogr\u00e1ficamente, el sistema de consulta de tu archivo debe incluir etiquetas, todo debe estar bien rotulado e identificado, as\u00ed cuando requieras algo no tendr\u00e1s que revisar cada caja o archivero hasta encontrarlo.<\/p>\n

Una gran forma de almacenar los documentos es hacerlo considerando el tema o contrato<\/strong>, es decir: almacena informes, cartas, notas de presentaci\u00f3n, hojas de c\u00e1lculo y gr\u00e1ficos relacionados con un proyecto en particular en una sola carpeta, en lugar de tener una carpeta para las presentaciones de todos los proyectos, otra carpeta para las hojas de c\u00e1lculo de todos los proyectos, etc. De esa manera, ser\u00e1 mucho m\u00e1s r\u00e1pido para encontrar documentos para un proyecto en particular.<\/p>\n

Algunas personas prefieren mantener el trabajo actual o en curso en su escritorio o en el escritorio de la computadora hasta que se complete un trabajo, luego, una vez hecho esto, lo mueven a la ubicaci\u00f3n adecuada, donde se almacenan los archivos de la misma categor\u00eda.<\/p>\n

En intervalos peri\u00f3dicos (por ejemplo, semanalmente o cada dos semanas), mueve los archivos en los que ya no est\u00e1s trabajando al lugar donde almacenas todos aquellos papeles que ya no se ocupan de manera cotidiana.<\/p>\n

 <\/p>\n

#5 – Revisa los archivos cada a\u00f1o<\/strong><\/p>\n

Revisar los archivos cada a\u00f1o y limpiar los que no se usan<\/strong> y los que no se necesitan ayuda a mantener tu espacio organizado y sin la necesidad de invertir en m\u00e1s archivadores.<\/p>\n

Piensa que, para tener un sistema de archivo funcional, \u00e9ste, debe organizarse para encontrar f\u00e1cilmente los documentos necesarios, un sistema de archivo que no es recuperable ocupa espacio pues simplemente est\u00e1s lleno de documentos extraviados que son dif\u00edciles de encontrar y como resultado, pierdes la oportunidad de recuperar informaci\u00f3n importante r\u00e1pidamente.<\/p>\n

La regla del a\u00f1o aplica en el caso del almacenaje de archivo muerto, as\u00ed que al menos una vez al a\u00f1o has limpieza profunda de tus archiveros<\/strong>. Ve tirando todo aquello que vaya perdiendo utilidad, el hecho de que cuentes con el espacio para guardar no significa que acumules basura.<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Como puedes ver, organizar el archivo muerto de tu negocio no es tan complicado, s\u00f3lo requiere que le dediques tiempo al tema y por supuesto, uses estos tips de U-Storage.<\/p>\n

 <\/p>\n

\n

 <\/p>\n

No olvides que tambi\u00e9n tenemos los mejores consejos para organizar documentos y archivos de una manera totalmente profesional<\/a><\/span>.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Leer m\u00e1s<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":7766,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[10],"tags":[6,31,17,7,8,11,32,30,18,19],"yoast_head":"\n5 Tips Para Dominar El Arte Del Archivo Muerto | U-Storage<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"El archivo muerto puede ocupar espacio fundamental para las actividades de la oficina, almacenarlo en una bodega puede ser de gran utilidad.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/u-storage.com.mx\/blog\/5-tips-para-dominar-el-arte-del-archivo-muerto\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_MX\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"5 Tips Para Dominar El Arte Del Archivo Muerto | U-Storage\" \/>\n<meta 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