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Consejos para Organizar tus Documentos y Archivo

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La gestión de documentos importantes y el desorden de papel puede ser una verdadera lucha, de ahí que sea crucial que tengas un sistema de archivo funcional que te permita acceder fácilmente a ese documento que necesitas. Tu sistema de archivo deberá tener en cuenta todos los diferentes tipos de papeles que tienes y por tanto, requerirás cierta estructura que hoy te enseñamos a construir.

 

¿Te da una flojera impresionante? Lo sabemos, pero tienes que pensarlo así: este proyecto te ayudará a poner orden, a encontrar los documentos que ocupas de manera rápida, a deshacerte de miles de papeles que sólo ocupan espacio, vaya, incluso, si algo te sucede ayudará a tu familia a localizar rápidamente el papel o documento que pueden necesitar para tramitar ciertas cosas.

Archivo en Casa

Los pasos son fáciles de seguir y el tiempo y esfuerzo que le dediques será completamente proporcional a la cantidad de papeles que necesites clasificar y organizar.

Sea mucho o poco esfuerzo, lo cierto es que si no lo haces y continúas acumulando papeles por doquier cada vez te será más difícil trabajar en tu escritorio o encontrar documentos importantes en medio del desorden, así que como dicen por ahí: no hay tiempo como el presente para organizar tu archivo y liberarte de todo aquello que sólo estorba, ¿cómo?

Por supuesto, con los consejos para organizar tus documentos y archivo de U-Storage.

 

Keep it simple

Archivar sus documentos no tiene por qué ser un proceso complejo, sólo tienes que mantenerlo simple, después de todo, únicamente se trata de organizar: colocar facturas con facturas, documentos médicos con documentos médicos, documentos del banco con documentos del banco y así sucesivamente.

Escritorio Organizado

No tienes que ser creativo o romperte la cabeza, simplemente coloca las cosas dónde pertenecen y dónde podrás encontrarlas fácilmente.

 

Todo en un mismo lugar

El primer paso para configurar un sistema de archivo en casa es reunir todo tu papeleo en el mismo espacio, así podrás visualizar la cantidad, las categorías, en fin, todo aquello que ocupas para poder poner orden.

Así que además de sacar los papeles de los lugares obvios donde los guardas, te recomendamos realizar una búsqueda profunda por toda tu casa, esto con el fin de que nada se te pase por alto.

Organizar Documentos

Verifica los lugares comunes donde normalmente acumulas papeles, por ejemplo, la cocina, cajones o tu bolsa, luego llévalo a un lugar donde puedas esparcirlo para lograr su clasificación, tal vez en el suelo o una mesa grande.

 

Las cinco categorías de un archivo perfecto

Ahora es el momento de ordenar todos tus papeles y para ello, te recomendamos hacerlo en las siguientes cinco categorías:

  1. En Uso: estos son los documentos que actualmente necesitas para algo pero que no tienes por que almacenar una vez que los hayas utilizado, por ejemplo: invitaciones, recordatorios de citas, listas de pendientes, copias de libros para hacer la tarea, impresiones de escritos de trabajo.
  2. Archivo: esta categoría incluye documentos que te van a acompañar toda tu vida aunque no los ocupes más que una o dos veces al año, por ejemplo: facturas, recibos de pago de servicios de años anteriores (recuerda que se recomienda guardar los de los últimos cinco años) declaraciones fiscales, registros médicos, académicos, escrituras, actas de nacimiento, contratos y garantías.
  3. Hogar: estos son los papeles que usas para mantener tu casa (y vida) funcionando. Los ejemplos incluyen cupones, recetas, manuales de usuario, recibos de impuestos de este año, documentos para próximos viajes, papeles del seguro del auto, casa y de atención médica.
  4. Reciclar: estos son documentos que no pertenecen a ninguna de las categorías anteriores y que no contienen información personal. Los ejemplos incluyen correo basura, periódicos, revistas, tareas viejas y sobres usados. Papeles que puedes volver a reutilizar para, por ejemplo, limpiar espejos y ventanas, reusar del lado que estén en blanco o colocar en el piso cuando vas a pintar alguna habitación o realizar algún trabajo en casa.
  5. Triturar: esta categoría incluye documentos que no se incluyen en las tres primeras categorías, que no utilizas más pero que contienen información personal que no quieres caiga en manos ajenas: estados de cuenta antiguos, actas de nacimiento, licencias y pasaportes vencidos.

Dividido todos tus papeles, el momento de liberar espacio ha llegado y vas a comenzar descartando todo aquello que está en la categoría de triturar y reciclaje. Terminado este paso, frente a ti quedarán los documentos que realmente te son útiles y que ahora deberás de organizar de manera más minuciosa.

 

Que el color sea tu guía

Categorizar Documentos por Colores

Si lo tuyo es la organización, entonces sé creativo con los colores. Compra carpetas con pestañas de colores para ayudar a organizar tus papeles, a cada color asígnale un tipo de documento o área de competencia: rojo=impuesto, verde=servicios, azul=banco, amarillo=personal y así sucesivamente.

 

Organiza el archivo Hogar

Clasificado todo en categorías y colores, toca el turno de poner atención a la pila de papeles que necesitas tener a la mano pero no por ello regados en tu mesa de trabajo o cajones.

Te recomendamos compres un archivero o bien, designes un cajón o repisa como su lugar permanente, piensa que tiene que ser un espacio de fácil acceso y que a la vez no estorbe, tal vez una carpeta seccionada donde puedas separar cada tipo de documento o papel de acuerdo a su tipo.

Por ejemplo, puedes crear una carpeta con secciones para cupones, vales y tarjetas de regalo, otra sección para tarjetas de fidelización, otra más para recibos que podrías ocupar y otra para manuales de usuario de tus electrodomésticos.

 

Configura el archivo En Uso

Debido a que estos documentos incluyen elementos que ocupas actualmente, lo más recomendable es que los guardes en un lugar completamente visible, por ello, una bandeja en tu escritorio es una buena opción.

Archivar Documentos

Como en todo archivo, la división es indispensable para lograr el orden y hacer funcional todo así que de nueva cuenta categoriza si esto es posible aunque tal vez podría ser más sencillo para ti tener todo en un mismo lugar y luego revisar una vez a la semana estos papeles para que vayas descartando aquello que ya no vas a utilizar de manera inmediata.

Recuerda siempre que el objetivo es mantener tu archivo En Uso lo más pequeño, vigente y ordenado.

 

Organiza tu Archivo

Finalmente, llegamos a la parte más “complicada” o laboriosa pues tu archivo va a incluir documentos importantes pero que utilizas poco. De nueva cuenta, utiliza a la categorización para ordenarlo: documentos académicos, del auto, trabajo, casa, etcétera.

Home Office

Estos documentos van a requerir un lugar seguro y accesible. Tal vez una caja fuerte o un cajón con llave pues se trata de que estén protegidos, por ello, también te recomendamos realices respaldos digitales de ellos.

 

Cuando la casa no es suficiente

Si los documentos se amontonan y tus archivadores se desbordan, siempre puedes recurrir a un espacio de almacenamiento fuera de casa.

En U-Storage contamos con lockers que son perfectos para el almacenamiento de archivos personales grandes o bien, bodeguitas o bodegas donde puedas almacenar archivos más grandes que sólo te quitan espacio en tu casa u oficina.

Por acá te dejamos nuestra calculadora de espacio para que te des una idea del espacio de autoalmacenamiento que necesitas.

 

El secreto está en ser cuidadoso

Como puedes ver, organizar todo el caos de papeles que tienes no es tan complicado como parece, si, claro, es laborioso pero piensa que sólo requieres ser minucioso al momento de crearlo y que ésto te ahorrara tiempo a la larga.

Organizar el Archivo en Casa

Revisa cada uno de los papeles que tienes regados, ve construyendo pilas de las cosas que necesita guardar y las cosas que se pueden tirar a la basura, te aseguramos que te sorprenderás de la cantidad de desorden de papel al que te aferraste sin necesitar hacerlo.

 


 

En caso de que el archivo que quieras poner en orden sea él de tu empresa, la cosa es un pelín más complicada, sobre todo por que los negocios requieren conservar muchos más papeles que las personas, por eso por acá te dejamos nuestras recomendaciones para organizar el archivo de tu empresa.

 


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