La oficina es el lugar donde muchos de nosotros pasamos la mayor cantidad de horas al día, es nuestro segundo hogar y a ratos parece que lo habitamos más que nuestra propia casa, de ahí que sea tan importante la forma en que está diseñado, de ahí también que hoy hablemos de los elementos indispensables a considerar cuando se está diseñando la oficina.
En los últimos años, la forma en que trabajamos ha ido cambiando, la Era Digital ha venido a romper muchos de los conceptos laborales que se configuraron durante el siglo pasado, incluyendo la forma en cómo se organizan y conforman los negocios y las empresas dentro de sus espacios.
De esta manera, al momento de diseñar una oficina debemos de considerar a los colaboradores como el foco y punto del que debe partir todo. Crear entornos ligeros, donde se pueda trabajar bien y tranquilamente es sumamente importante.
Claro, la oficina es un lugar a dónde vamos a trabajar, pero lo cierto es que nuestra productividad aumenta sí nos sentimos cómodos, sí pensamos que estamos en un lugar seguro, así que la meta es diseñar un espacio, una oficina que inspire vitalidad, frescura, ¡ganas de trabajar!
¿Cómo?
Como todo en la vida, poniendo entusiasmo, dedicación y claro, siguiendo los tips de decoración godín de U-Storage.
La paleta de colores
Durante años los colores neutros fueron los que dominaron la gama de colores que revestían las paredes de las oficinas, hoy, la tendencia es usar colores suaves en las paredes y colores vivos en accesorios y muebles.
¿Qué significa esto? Sencillo, pintar las paredes en tonalidades azules es idóneo para crear un ambiente relajado y productivo, combinar el verde y gris en los muros es perfecto para reducir el estrés, se trata de dejar atrás la gama de beiges y cafés.
Los toques de color pueden ser usados en mamparas, sillas, lámparas. En U-Storage recomendamos el morado por ser un color asociado con la creatividad o bien, amarillo o naranja para inyectar energía. Puedes hacer uso de tonalidades rosas y rojas en lugares estratégicos que requieran un poco de vida.
En caso de que tu empresa tenga colores que la definan agrégalos a la paleta de colores de la oficina, con discreción y de preferencia combinándolos con el blanco, el color que nunca debe faltar en una oficina pues da mucha luz.
El mobiliario
Antes de escoger el mobiliario, conoce bien el inmueble en el que irá, mídelo y al momento de elegir los muebles piensa en que las dimensiones de ambos sean armoniosas entre sí.
Recuerda que nosotros los godínez pasamos mucho tiempo sentado así que invierte en sillas cómodas, tus colaboradores te lo agradecerán y su postura también.
Actualmente las starups han revolucionado la forma en que se ordenan los espacios laborales y hoy, se hace mucho co-working en espacios abiertos que no tienen paredes. Largas mesas son perfectas para crear un lugar de trabajo basado más en la horizontalidad y la corresponsabilidad entre colaboradores.
Las islas formadas por varios escritorios también son muy populares pues al tiempo que fomentan la colaboración, permiten jugar un poco más con los espacios y la movilidad.
En caso de que tu oficina sigua este nuevo modelo procura darle un poco de espacio personal a cada empleado mediante una cajonera o lockers, un lugar donde puedan guardar sus cosas y tener algo de privacidad, además procura que en las mesas de trabajo compartido puedan sentirse cómodos así que escoge modelos amplios y nunca, pero nunca, los satures con demasiada gente pues al no brindarles el suficiente espacio personal puedes afectar su productividad.
Coloca percheros para bolsas, mochilas y chamarras. Botes de basura suficientes, repisas para colocar documentos, una mesa con libretas, plumas, post-its: detalles que les sean útiles a todos, que los hagan sentir considerados.
Para aprovechar los espacios, los escritorios de esquina son ideales, lo mismo que los muebles que sean ligeros, procura no elegir muebles muy pesados, con grandes patas o llenos de adornos.
Lámparas de piso, mesas pequeñas, taburetes y pequeños sillones distribuidos en las áreas comunes son perfectos para estimular la convivencia y le transmiten al colaborador la libertad para tomarse un break y poder volver recargado a la chamba.
El orden de los factores sí altera a los godínez
Como en casa, el orden es vital en la oficina así que cuando al momento de diseñar la oficina considera que está debe ser multifuncional, en una empresa o negocio actual son muchas las áreas y estilos de profesionistas los que conviven día a día así que acondicionada todo para que cada área pueda trabajar bien considerando su perfil.
Es muy seguro que Recursos Humanos y Finanzas vayan a necesitar más espacio para archivar papeles que Ventas pues hoy en día ese departamento ya cuanta con procesos 100% digitalizados, Marketing necesitara un espacio un poco más relajado y probablemente anaqueles para almacenar los give aways.
Sí tienes un Contact Center o área de telemarketing acondiciónalo de manera tal que todos sus integrantes puedan trabajar a gusto.
Busca un equilibrio siempre y nunca recargues los espacios, todo lo contrario, como decíamos, las oficinas abiertas, con una decoración que tienda a ser minimalista, que privilegia la comodidad a la pomposidad es mucho más funcional. Recuerda la máxima: menos, es más.
Sí sientes que el archivo muerto de tu oficina te está rebasando y se está convirtiendo en un problema acá te dejamos algunos tips para manejarlo y quitarte ese problema al momento de que estés diseñando la oficina perfecta.
El momento del relax
Como lo decíamos desde el inicio, tienes que pensar en tus trabajadores cuando diseñas una oficina, y la consigna popular es que un trabajador feliz es un trabajador más productivo así que apapáchalos creando espacios para la dispersión.
Crea espacios donde puedan platicar y convivir sin irrumpir el trabajo de otros, una cafetera siempre es vital en cualquier oficina, snacks saludables, incluso podrías seguir el ejemplo de algunas de las empresas más exitosas de hoy que cuentan con futbolitos, juegos de mesa, espacios para la lectura.
El comedor y la cocina son muy importantes para los colaboradores así que invierte en que sean lugares cómodos, en donde les dé gusto estar, así que acondiciónalos correctamente.
A lo largo de las paredes puedes colgar algunos cuadros con frases motivadoras, o bien, usar los viniles que tan de moda están hoy, sólo recuerda no recargar nada pues una oficina saturada de adornos puede ser contraproducente.
El momento de hacerlo personal
Permite a tus empleados personalizar sus lugares de trabajo, fomenta que coloquen fotos de sus seres queridos, tal vez, podrías darles una planta a cada uno para que sientan que están en un lugar vivo.
En los lugares de convivencia se sugiere colocar alfombras, mesas bajas, silloncitos, y claro, plantas, todo para hacerlos sentir un poco más cómodos y en entorno amable.
Un pizarrón de corcho siempre es una gran idea para que los empleados puedan comunicarse entre ellos, colocar avisos oportunos o bien para comunicar algo que quieres que todos sepan.
Liberando espacios
El archivo, la papelería, incluso, muebles que no son usados suelen estorbar más que ayudar y como lo decíamos, al momento de diseñar la oficina tienes que buscar que todo fluya de manera orgánica, así que lo mejor que puedes hacer es liberarte de cosas que obstruyan el flujo laboral.
Por esa razón muchas oficinas y empresas están rentando bodegas de auto almacenamiento para guardar aquello que podría llegar a “obstruir” en el día día laboral. En U-Storage recomendamos que busques un espacio extra cerca de la oficina, nosotros contamos con sucursales en las principales zonas corporativas de CDMX, Puebla y Querétaro por lo que estamos seguros podrás encontrar una que se adapte a las necesidades de tu empresa.
Otra gran idea para liberar espacios y hacer que la comunicación fluya es contar con oficinas abiertas, no pongas muros en tu empresa, derríbalos.
La tendencia es usar mamparas de cristal y sustituir las paredes de las oficinas privadas por cristal pues da la impresión de transparencia, dile adiós a las puertas cerradas, a los acuerdos en lo obscurito, que todo sea realice a la vista de todos ayuda mucho a mejorar el ambiente en la oficina.
Como platicamos al principio, lo más importante a considerar al momento de diseñar la oficina es la comodidad de tus colaboradores, no pierdas el foco en esto, no importa sí tienes un gran presupuesto o uno limitado, podrás crear una oficina funcional y productiva sí no olvidas que su bienestar y buen funcionamiento son los elementos que no pueden faltar. Recuerda las personas son lo importante, siempre.
En caso de que el diseño de tu oficina incluya una mudanza a nuevas instalaciones, los elementos que debes considerar son demasiados por ello acá de te dejamos los pasos para organizar una mudanza de oficina de U-Storage.