Pasos Para Organizar una Mudanza de Oficina

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Pocas cosas en la vida son tan estresantes como una mudanza y luego si hablamos de una mudanza de oficina el estrés se multiplica por mil y potencializa por el número de empleados que se tengan.

La cantidad de personas, el inmobiliario, el archivo, el equipo de cómputo, lo cierto es que coordinar una mudanza de oficina es tarea maratónica que requiere una precisión enorme, ¿por dónde empezar? ¿qué se necesita?, ¿cómo no perder la razón?

Seguramente éstas y más preguntas rondan por tú mente ya sea que estés en plena expansión de personal y requieres más espacio, si tu contrato de arrendamiento está por terminar o bien, quieres mejorar la ubicación de tus oficinas.

He aquí la respuesta a todas tus dudas sobre una mudanza de oficinas.

 

Oficina con Gente

¿Con cuánto tiempo de anticipación debo comenzar a planear la mudanza de mis oficinas?

La decisión ha sido tomada, ahora se trata de conseguir las nuevas locaciones, mientras tanto comienzas a planearla. Estadísticamente encontrar una nueva oficina te llevará de un mes a tres meses, justo el tiempo necesario para planear una mudanza con calma. Mejor tres meses a un mes, pero con un mes puedes lograrlo.

 

Sala de Juntas Oficina

¿Cuándo es mejor realizar la mudanza de una oficina? ¿Qué días, a qué hora?

Con el objetivo de que la operatividad de tu empresa o negocio no se vea afectada, lo mejor es hacerlo en horas no laborales: por la tarde-noche es una gran opción.

Siempre agenda tu mudanza para un viernes o en fin de semana, casi mejor si es un fin de semana largo o un período de descanso de toda la oficina, así tendrás más tiempo para mudar las cosas.

Los imprevistos son algo muy común en las mudanzas, por más que uno planee todo metódicamente, recuerda que “uno propone y Dios dispone” así que es mejor pecar de desconfiado e incluso programar tiempo extra para algún problemilla que se pueda aparecer.

 

Oficina con Mesa de Billar

¿Cómo le hago para no perder nada? ¿Qué tengo que hacer para que no impere el caos?

En todo tipo de mudanza hacer check-lists es más que necesario, son la clave del que todo fluya de manera correcta. Pide que cada departamento realicé un inventario de sus insumos, equipo y cosas personales que tengan en la oficina, así mismo pídeles que se hagan responsables de empacar sus propios materiales de trabajo pues es la mejor manera de que todo sea guardado con el debido cuidado ya que cada uno sabe el valor de su propio equipo.

Las personas encargadas de supervisar la mudanza deben hacer un checklist por departamento para que, al momento de cargar las cosas en el transporte que los llevará a su nueva sede, se cercioren de no dejar nada atrás.

Etiqueten todo, asignar colores por área es una buena idea para identificar y llevar un mejor control de todo. Cajas, cintas, plástico para emplayar serán básicos, así que asegúrate de tener todo con días de anticipación para que al momento de empacar las cosas no se compliquen o retrasen.

 

Cocina de Oficina

¿Y el mobiliario?

Si se puede desarmar, hazlo, será mucho más sencillo para las personas encargadas de la mudanza moverlo así. En el caso del archivo separa los documentos que están vigentes del llamado archivo muerto.

Muchas oficinas suelen proporcionar mobiliario a las empresas que les rentan así que es probable que te encuentres con ciertos excedentes. Para almacenar los muebles que sobran, así como el archivo muerto, lo óptimo es contratar una bodega de autoalmacenamiento cercana a tus nuevas oficinas, está es la mejor manera de mantener las nuevas oficinas libres y limpias.

 

Mudanza de Oficina

¿Cómo desempacar?

Recomendamos que antes de hacer la mudanza se planee y asigne la distribución de los lugares en la nueva oficina, de esta manera cuando los empleados lleguen con todas las cosas podrás colocarlas de inmediato en el lugar que les corresponde. Ahorraras tiempo, te lo aseguramos.

Proporciónale un croquis de la colocación de los lugares a la compañía de mudanzas y a los empleados encargados de supervisar la llegada, así será más sencillo para ellos saber dónde va cada cosa.

 

¿Algo más?

¡Sí! No olvides por nada del mundo notificar a todos tus empleados, clientes y proveedores sobre tu mudanza de oficina, tampoco olvides darles la nueva dirección.

 


 

Mudar una oficina es un nuevo inicio y lo mejor para iniciar algo es sin excedentes. En U-Storage contamos con distintas sucursales ubicadas en puntos estratégicos de la Zona Metropolitana del Valle de México y los tamaños de nuestras bodegas son muy variados así que con seguridad encontrarás una sucursal cerca de tus nuevas oficinas con el espacio necesario para almacenar todo aquello que no quieras llevar.

 


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