A medida que tu negocio crece puede ser sencillo perder el control sobre los proyectos que estás impulsando junto con tu equipo, de ahí que nos hayamos dado a la tarea de encontrar las mejores 5 herramientas que te ayudarán a manejar eficientemente los proyectos de tu empresa.
Da la impresión de que en un nuevo o pequeño negocio es fácil gestionar proyectos: pocas personas involucradas, pocos procesos a realizar, sin embargo, puede ser un verdadero desafío.
Afortunadamente, en la era digital existen diversos softwares diseñados específicamente para administrar proyectos. Estas herramientas estimulan la colaboración entre miembros de un equipo de trabajo de tal manera que concretar la meta establecida no se vuelva un via crucis y si una experiencia enriquecedora para todos los involucrados.
En U-Storage sabemos que los emprendedores ponen su vida en su empresa y siempre queremos contribuir a que tengan éxito, por ello, nos dimos a la tarea de revisar distintas tecnologías de gestión y proyectos y hoy traemos las 5 mejores herramientas para manejar proyectos en pequeños y medianos negocios.
Buscamos herramientas que no sólo facilitaran la colaboración entre equipos, también que ofrecieran la posibilidad de integrar a proveedores o elementos externos a la empresa, que sean amigables con otras tecnologías usadas dentro de los negocios y que tengan aplicación móvil, pues, todos lo sabemos, muchas tareas y decisiones importantes se toman o comunican a través de nuestro teléfono.
Tratamos de buscar aplicaciones con interfaces intuitivas, flexibles y que constantemente se modernizan, que permiten la asignación de roles y cuentan con permisos personalizables que se adapten a las necesidades de cada proyecto y empresa.
Así que sigue leyendo y descubre las 5 mejores herramientas para que los proyectos de tu empresa sean llevados a buen puerto.
Asana
Esta aplicación es muy famosa por la forma en que impulsa la productividad de quienes la usan. Especializada en la gestión de los flujos de trabajo, permite detallar la gestión de tareas de una manera extremadamente puntual.
Cuenta con un diseño bien organizado y muy divertido pues es colorida e integra algunas sorpresas que hacen que el trabajo se vuelva ligero.
Con Asana podrás crear tareas y asignarlas a los miembros del equipo responsables de realizarlas, además de marcar las fechas de vencimiento, colocar etiquetas, agregar niveles de prioridad, cargar documentos y mandar notificaciones siempre que sea necesario avisar de cambios o avances importantes.
Con distintas versiones que incluyen más o menos elementos, existe una gratuita que es la que recomendamos descargar para experimentar con ella.
Conoce un poco más de Asana.
Monday
Seguro ésta la ubicas por que a cada rato en YouTube nos invaden sus comerciales, lo sabemos, ésto puede tenerte harto, pero, la realidad es que si tienes un pequeño negocio, tienes que darle una oportunidad a Monday.
Este software te permitirá crear tableros a partir de 200 plantillas en donde podrás gestionar lo mismo calendarios editoriales que planes de marketing, gráficas, eventos, formularios de recursos humanos y mucho más.
La verdad es que Monday.com es realmente escalable y flexible por lo que podrás adaptarla a las necesidades de tu equipo y proyecto siempre que lo necesites.
Cuenta con aplicación para iOS y Android y es perfectamente compatible con otras tecnologías usadas en el mundo empresarial: Google Drive, Calendar, Dropbox y muchas más.
Para mejorar su funcionalidad ofrece un marketplace en donde podrás adquirir complementos que la hagan aún más funcional.
Checa la página de Monday aquí.
Slack
Ésta es una aplicación que proporciona una plataforma de comunicación muy funcional pues permite crear canales que estimulan la conversación fluida sobre un proyecto.
Uno de los grandes aciertos de Slack es que verdaderamente permite tener una visibilidad completa de cada proyecto lo cual, hace posible detectar problemas y tomar decisiones bien informadas.
Pensada justamente como una herramienta de comunicación empresarial interna, podrás compartir documentos y se integra con facilidad con otras tecnologías como Google Drive y Dropbox.
Puedes crear canales, asignar tareas, agregar a miembros externos a tu organización si así lo decides, estimular conversaciones y lluvias de ideas.
Averigua que más puedes hacer con Slack.
Teamwork Projects
Una de las mejores aplicaciones de gestión de proyectos, especialmente para pequeñas empresas, pues permite controlar el tiempo, facturar a clientes y mucho más.
Esta plataforma en línea simplifica varios puntos débiles de la gestión de proyectos al brindar a los miembros del equipo una interfaz intuitiva que viene equipada con todas las herramientas necesarias para administrar proyectos.
Tiene un diseño fresco e inteligente, sin dejar de ser serio y algunas de sus características son realmente funcionales, por ejemplo su sistema de codificación por colores: usándolo podrás distinguir de un simple vistazo las tareas, los archivos, los comentarios, los flujos de actividad, en realidad cualquier elemento que integre cada proyecto que decidas gestionar.
Uno de los grandes aciertos de esta aplicación es que cuenta con una gran cantidad de materiales de capacitación que ayudan a que la curva de aprendizaje de tus colaboradores sea muy corta.
Puedes personalizar el acceso y los permisos de los clientes dentro del menú de administración, de modo que sólo puedan ver y tocar elementos e informes que sean relevantes para sus proyectos, además de que ofrece la posibilidad de que los clientes agreguen tareas o comentarios que ayudarán a incrementar la satisfacción que sientan por los servicios o productos que les brindes.
Se integra con Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, SharePoint y muchas otras tecnologías.
Dirígete a la página de Teamwork Projects y descarga la versión gratuita para probarla.
Trello
A diferencia de la mayoría del software de gestión de proyectos, Trello no tiene curva de aprendizaje pues su interfaz es verdaderamente intuitiva.
Basada en la lógica de arrastrar y soltar, Trello cuenta con tableros que puedes crear desde cero o basados en alguna de las plantillas que ofrece. Los proyectos que puedes gestionar lo mismo pueden ser de marketing que de ventas, diseño o capital humano.
El cielo es el limite cuando se trata de agregar detalles a tu tablero: listas de tareas pendientes, registro de progresos, fechas de vencimiento, espacios para compartir y desarrollar ideas, documentos, imágenes y mucho más.
A medida que comiencen a completar tareas, simplemente tendrán que arrastrar las tarjetas a la lista correspondiente, además de que podrás realizar seguimiento de todos los comentarios y tareas desde el menú de actividades.
Trello es un maestro de la simplicidad y se ha ganado una reputación positiva, sobre todo en empresas pequeñas así que si ese es tu caso, checa acá el portal de Trello.
¿Qué opinas de nuestras recomendaciones? ¿No estás muy seguro de que vayan a aportar a tu empresa?
Te sugerimos que pruebes varias, todas tienen versiones gratuitas que te permitirán no invertir hasta que encuentres la adecuada para ti y tu negocio.
Por cierto, que si estás en la búsqueda de modernizar tu empresa, contratar un CRM es el siguiente paso y por ello, acá te dejamos sugerencias sobre CRMs, estas herramientas tan necesarias en el mundo de los negocios modernos.